Apprennez à utiliser correctement les hashtags & obtenez des milliers d'adeptes sur votre profil.
💡 Compréhension générale de l'algorithme d'Instagram
💬 Explication détaillé du Hashtags Hacking Strategy
🛠 Appliquer la méthode et arrêter d'utiliser les mauvais hashtags
🚀 La touche finale avant d'atteindre les sommets
💰 Bonus et mises à jour qui sont ajoutés régulièrement
par
Corentin Robert
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Corentin Robert

Excel / Google Sheet

Découvrez +30 formules Google Sheet / Excel à utiliser pour améliorer sa productivité.

Si vous avez une tâche à effectuer au travail, il existe probablement un outil qui vous aidera à la mener à bien et cet outil, il y a de fortes chances que ce soit sur une feuille de calcul (ou spreadsheet ou tableur) Google Sheet.

Pourquoi Google Sheet? C’est un outil polyvalent, gratuit, qui améliore la productivité et tout le monde peut apprendre à utiliser les formules de bases.

En connaissant quelques astuces, vous serez plus efficace et vous aurez l'air plus « cool » lorsque vous ferez une démonstration à vos amis ou collègues.

Après avoir travaillé depuis plusieurs années sur Google Sheet, je vous présente, sous forme de guide, +30 formules intéressantes à connaître pour toutes les personnes qui utilisent cet outil au quotidien.

⚠️ Dans ce guide, se cache un cas pratique sur TripAdvisor. Vous allez découvrir comment capter simplement les données d’une page d’un restaurant (même l’adresse e-mail!).

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📧 Si vous avez des questions ou que vous souhaitez faire une formation sur Excel / Google Sheet de ~1h, n’hésitez pas à m’envoyer un e-mail!

👨‍💻 Pour télécharger le guide complet en pdf, cliquez-ici.

📜 Table des matières

🔢 Les formules à connaître


pour bien débuter

Sheets.new : Formule magique pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul.

Beaucoup de gens ne le savent mais si vous tapez "sheets.new" dans votre navigateur et que vous appuyez sur la touche “Entrée”, vous créez une toute nouvelle feuille Google. Cela fonctionne aussi pour Google Docs, Slides & Forms!

Si vous êtes paresseux, connaître ce raccourci est extrêmement satisfaisant et permet de gagner un temps fou (c’est beaucoup trop long d’écrire sheets.google.com dans un navigateur, n’est-ce pas? 😉 )!

IMPORTRANGE : Lier les données de vos documents sur une seule feuille de calcul.

Si vous n'avez besoin de réunir les données de plusieurs documents sur une seule feuille de calcul, la fonction IMPORTRANGE est formidable.

=IMPORTRANGE("lien_url_du_ spreadsheet";"nom_de_l onglet!plage_de_la_case_a_importer")

Il m’a fallu de long mois avant de découvrir la fonction IMPORTRANGE dans Google Sheet. Auparavant, je devais constamment copier-coller les données d’une feuille de calcul à l’autre pour des rapports personnels ou pour des clients.

À l’aide de IMPORTRANGE, vous pouvez connecter les informations vos tableurs entre eux. Cela m’a permis de gagner de précieuses heures chaque mois sur le transfert d’informations et de diminuer les risques d’erreurs. Ecrivez cette formule une seule fois et elle fonctionnera partout! Cela change vraiment la donne, je vous assure.

YAMM : pour gagner du temps (et de l’argent) lors de vos campagnes d’emailing.

Lors de mon stage chez Airbnb, j’ai découvert YAMM (= Yet Another Mail Merge) et cela a complètement modifié mon approche des campagnes d’emailing. Ce module complémentaire, que vous pouvez installer sur Google Sheet, permet d’envoyer à vos prospects, listés sur votre feuille de calcul, un mail que vous avez pré-rédigé sur Gmail.

En utilisant YAMM, vous gagnez du temps et évitez d’utiliser des outil d’emailing coûteux. De plus, l’outil propose d’intégrer des champs dynamiques (éléments qui changent en fonction des informations présentes sur le spreadsheet) à votre e-mail.

Vous avez forcément besoin de YAMM dès maintenant ;)

Pour faire simple, vous utilisez votre feuille de calcul comme base de données en intégrant des champs dynamiques (uniquement si vous le souhaitez). Vous rédigé votre mail, sur Gmail, que vous laissez en brouillon. Une fois prêt, vous lancez votre campagne d’emailing et obtenez un rapport complet sur le taux d’ouverture, de clics et de mails erronés. Cela vous permettra d'économiser beaucoup d'argent dans des outils comme Buzzstream, Woodpecker ou autres.

Pricing: gratuit pour l’envoi de 50 mails / jour, ~10€/an pour envoyer 400 mails / jour avec un nom de domaine associé et 5€/mois pour envoyer 1500 mails / jour avec un nom de domaine associé à G-Suite.

Si vous avez des difficultés à l’utiliser, n’hésitez pas à m’envoyer un email.

VLOOKUP : la formule à connaître.

VLOOKUP est aujourd’hui l’une des formules que j’utilise le plus régulièrement. La formule permet combiner plusieurs sources de données sur une même feuille de calcul.

Elle est peut être un peu effrayante à apprendre mais une fois qu’elle est maîtrisée, vous allez vous en servir très régulièrement.

=VLOOKUP("valeur_de_recherche";"tableau_de_recherche";"numéro_de_colonne";"type_de_correspondance")

Voici un exemple de VLOOKUP:

Détecter & traduire automatiquement vos documents.

À l’aide de la formule ci-dessous, vous pouvez automatiquement détecter puis la traduire dans la langue de votre choix:

=GOOGLETRANSLATE(valeur_de_recherche; DETECTLANGUAGE(valeur_de_recherche); "fr")

J’ai utilisé cette formule régulièrement lors de la création de l’application MapHero (sans une ligne de code!) pour laisser le choix aux utilisateurs de leur langue avant de finalement tout traduire en anglais, pour simplifier mes feuilles de calcul.

Cette formule est intéressante à utiliser lorsque l’on importe les données d’un site via la formule IMPORTXML ou IMPORTFROMWEB (voir point 9).

=IFERROR(DETECTLANGUAGE(valeur_de_recherche),"")

IMPORTFEED: Espionner vos concurrents directs.

Afin de faire une veille concurrentielle sur les articles que publient vos concurrents, il est intéressant d’utiliser la formule IMPORTFEED après avoir récupérer le flux RSS. Par exemple, vous pouvez suivre et être tenu au courant dès que je publie un article sur Médium avec la formule ci-dessous.

=IMPORTFEED("https://medium.com/feed/@corent1robert")

Si vous ne savez pas comment obtenir le flux RSS d’un site internet, cet article l’explique très bien.

IMAGE: Sublimer vos feuilles de calcul.

Ajouter une image sur un Google Sheet est simple. Il suffit d'entrer =IMAGE("URL") et de remplacer "URL" par l'URL de votre image, et le tour est joué ! N’hésitez pas à ajouter votre logo lorsque vous partagez votre document avec des clients, cela personnalise encore un peu plus la relation.

=IMAGE("https://cocobay.io/img/consultant-social-media-strategy-background-image.png")

Voici comment ça fonctionne réellement en vidéo:

UNIQUE: Supprimer toutes les données inutiles.

Pour obtenir une feuille de calcul avec une liste de caractères sans doublons, j'utilise UNIQUE. Cela me donne la possibilité de supprimer rapidement toute donnée inutile.

=UNIQUE(valeur_de_recherche)

Le module "Supprimer les doublons" (Données > Supprimer les doublons) fonctionne également très bien.

IMPORTFROMWEB: Scrapper les données d’un site internet (Cas pratique TripAdvisor).

IMPORTFROMWEB vous donne la possibilité, après l’avoir télécharger en tant que module complémentaire, de capter les données de +150 pages de site internet instantanément!

=IMPORTFROMWEB(url_a_scrapper;fonction_xpath)

Voyons l’intérêt d’utiliser cette formule autour d’un cas pratique: celui d’obtenir les données d’une page d’un restaurant TripAdvisor (avec l’adresse mail 😀).

1. Identifier l’URL du restaurant qui nous intéresse: https://www.tripadvisor.fr/Restaurant_Review-g187147-d10025887-Reviews-Enclos_De_La_Croix-Paris_Ile_de_France.html

2. Recueillir les xpath du restaurant qui nous intéressent afin de voir répertorier les informations souhaitées sur notre feuille de calcul:

3. Copier l’URL dans un onglet et les xpath dans un autre. Appliquer la formule citée ci-dessus et vous obtenez les informations suivantes. Magie!

4. Répétez le processus sur plusieurs URLs et vous obtiendrez une base de données solides pour contacter de nombreux restaurateurs.

Si rencontrez une difficultés pour appliquer la méthode ou que vous ne savez pas comment obtenir la liste de toutes les URLs disponibles sur TripAdvisor, n’hésitez pas à me contacter par email. Une heure de formation par téléphone est envisageable.

Raccourcis clavier: débarrassez-vous de votre souris!

Apprendre les raccourcis claviers est essentiel si vous souhaitez gagner en productivité. Voici une liste des dix raccourcis claviers que j’utilise le plus régulièrement sur Google Sheet:

⌘ + x/v/c: couper/coller/copier.

⌘ + a: pour saisir toutes les cases de l’onglet.

⌘ + z: retour en arrière (si erreur).

⌘ + f: recherche d’un élément dans la feuille de calcul.

⌘ + MAJ + ↓: pour saisir toutes les cases en bas de la colonne sélectionnée.

⌘ + ⌥ + m: insérer un commentaire.

⌘ + MAJ + e: pour aligner le texte au centre.

⌘ + ⌥ + 9: pour masquer la colonne/ligne sélectionnée.

⌘ + k: insérer un lien.

⌥ + ↓: pour passer sur l’onglet suivant.

Si vous souhaitez aller plus loin et découvrir d’autres raccourcis clavier, Google les référence tous dans cet article.

Partager une copie de votre feuille de calcul.

En ajoutant /copy à la fin de l’url de votre feuille de calcul que vous partagez, vous donnez la possibilité à d’autres de copier votre document et d’y avoir accès facilement pour faire des modifications.

Collaborer efficacement avec son équipe

Vues filtrées:

Lorsque je travail sur un document partagé avec différents onglets et des filtres appliqués, j’utilise toujours l’option “vue filtrée” afin que chacun puisse voir les données qu’il souhaite sans impacter le reste de l’équipe.

Données > Vues Filtrées > Créer une vue filtrée

Commentaires:

Afin que la communication soit simple et ciblée entre les membres d’une équipe, j’ajoute des commentaires, en taggant les personnes concernées (+), sur des éléments que je ne comprends pas ou manquants.

Afin que la communication soit simple et ciblée entre les membres d’une équipe, j’ajoute des commentaires, en taggant les personnes concernées (+), sur des éléments que je ne comprends pas ou manquants.

Ajouter “+” dans l’espace commentaire (⌘ + ⌥ + m) pour mentionner la personne de votre choix.

CONCATENATE: relier plusieurs chaînes de caractères dans une seule cellule.

J’ai utilisé cette formule de nombreuses fois lorsque je travaillais sur InstaNinja ou durant ma mission de consultant en marketing stratégique afin de relier plusieurs hashtags dans une même cellule et ainsi pouvoir facilement mettre en place la stratégie de hashtags que j’explique dans ce guide.

=CONCATENATE(valeur_de_recherche)

Pour résumer, cette formule permet d'accoler plusieurs données afin de former un groupe de mot ou phrase dans une même cellule. Cette formule est très utile lorsque vous cherchez à créer des liens de suivi “UTM”.

Historique des versions: restaurer la version précédente

En collaborant à plusieurs ou par inadvertance, il n’est pas rare de voir certaines formules modifiées, des résultats faussés, ou des informations supprimés. Si vous êtes dans ce cas, Google Sheet vous donne la possibilité de restaurer votre document avec une version précédente, qui peut dater de plusieurs semaines.

Voici comment faire:

ZAPIER: connecter différentes plateformes à votre spreadsheet.

Comme expliqué dans l’article “Zapier pour automatiser son business”, vous pouvez vous servir de Zapier afin de connecter différentes plateformes web entre elles. Voici quelques exemples d’usage en connectant d’autres plateformes à Google Sheet.

Stripe-Sheet:

Pour mieux gérer ses finances, je vous invite à créer ce Zap qui connecte Stripe à Google Sheet. Le principe est simple, dès que vous obtenez un nouveau paiement, une nouvelle ligne de calcul se crée. Cela permet, de suivre et mettre à jour automatiquement son rapport financier mensuel.

Twitter-Sheet:

Identifiez rapidement les discussions Twitter sur lesquelles vous êtes en mesure d’apporter de la valeur et interagissez avec cette audience. Vous pouvez gagner de nombreux nouveaux clients avec cette méthode.

Et bien d’autres… comme Sheet-Trello, Gmail-Sheet, Mailchimp-Sheet, etc.

SPARKLINE: analyser & visualiser

La fonction SPARKLINE me permet de traduire rapidement les rangées de chiffres qui se trouvent sur ma feuille de calcul en graphique linéaire, minuscule et dynamique. Créer un graphique pour chaque rangées aurait comme désavantage d’encombrer mon tableur.

=SPARKLINE(valeur_de_recherche)

Je me sers de cette formule pour observer les courbes de progression:

À noter que la courbe est facilement customisable, on peut passer d’un simple graphique linéaire à un graphique en barre avec cette formule:

=SPARKLINE(C:C;{"charttype";"column"})

Toutes les informations pour modifier et améliorer le visuel des graphiques se trouve ici.

Figer et filtrer pour organiser sa feuille de calcul.

Pour garder un en-tête identifiable lors de la navigation du fichier, je vous invite à figer la première ligne de votre feuille de calcul. J’utilise systématiquement cette astuce pour faciliter les analyses de données.

Saisir la première ligne > “Afficher” > “Figer” > “Première ligne”

En complément de cette astuce, j’active le filtre en première ligne pour, quand j’en ai besoin, mettre en avant uniquement les données qui me sont intéressantes.

Saisir la première ligne > “Données” > “Activer le filtre”

Figer et filtrer pour organiser sa feuille de calcul.

Avant chaque campagne d'emailing, je vérifie toujours que la structure des adresses mails est correcte à l’aide de la fonction ISEMAIL. Cela ne me permet pas de savoir si le message sera bien délivré, en revanche, cela me permet d’identifier les adresses mails rejetés (comme celles auxquelles il manque le "@" ou le ".com").

=ISEMAIL(adresse_email)

Créer un code barre.

La fonction “créer un code barre” est peut être la moins connue de cette liste mais elle est incroyablement utile pour créer des codes promos, partager le mot de passe du wifi ou encore partager des informations sur un évènement.

Voici la formule pour générer ce code barre:

=IMAGE("https://chart.googleapis.com/chart?chs=200x200&cht=qr&chl="&valeur_de_recherche&"")

J’ai aussi utilisé cette formule pour partager un numéro de téléphone, un lien url ou encore une photo.

UPPER, LOWER, TRIM: pour un format de texte cohérent.

Lorsque les textes de votre feuille de calcul sont mal “formatés” avec des minuscules, majuscules et / ou des espaces un peu partout, vous avez la possibilité de les transformer pour obtenir un format de texte cohérent.

=LOWER(valeur_de_recherche) pour obtenir un texte uniquement en minuscule.
=UPPER(valeur_de_recherche) pour obtenir un texte uniquement en majuscule.
=TRIM(valeur_de_recherche) pour supprimer les espaces inutiles.

Vous pouvez combiner LOWER/UPPER avec TRIM:

=TRIM(lower(valeur_de_recherche))

Le mot clé est-il présent dans la cellule?

Lorsque j’ai développé InstaNinja, j’ai rapidement eu besoin de développer ma base de clients. Pour les contacter, je devais simplement récolter les adresses mails présents sur leur profil Instagram et envoyer des mails uniquement à ceux qui avaient certains mots clés dans leur biographie. Voici la formule que j’ai utilisé pour trier les profils collectés.

=SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH({"tatoua*";"salon";"mp";"message";"tatto*"},valeur_de_recherche)))>0

Plus vous allez ajouter de mots clés à rechercher dans la formule, plus vous avez de chance de tomber sur le mot que vous cherchez. Les “*” permettent de trouver tous les éléments qui ont comme racine commune les caractères de mots devant et/ou derrière.

Extraire la donnée dans une chaîne de caractères.

Adresse e-mail:

Une fois les mots clés de la biographie identifiés et pour continuer sur le .21 ci-dessus, j’ai dû collecter les adresses mails présentes dans les biographies. Ces dernières sont souvent au milieu d’une chaîne de caractères. Pour les répertorier proprement, j’ai utilisé cette formule:

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(LEFT(valeur_de_recherche;FIND (" ";valeur_de_recherche&" ";FIND("@";valeur_de_recherche))-1);" "; REPT(" ";LEN(valeur_de_recherche))); LEN(valeur_de_recherche)))

Complexe et longue à rédiger, cette formule permet d’isoler parfaitement l’adresse mail présent au milieu d’une chaîne de caractères.

Nom de domaine:

Une fois les adresses e-mail isolées, il peut être intéressant de collecter les nom de domaine de ces dernières. Pour cela, voici la formule (la plus simple) avec la fonction SPLIT qui indique que l’on souhaite récupérer toutes informations après le “@”:

=index(split(valeur_de_recherche;"@");2)

Si vous maitrisez REGEXEXTRACT, cette formule fonctionne aussi bien:

=REGEXEXTRACT(valeur_de_recherche;"^(?:https?:\/\/)?(?:[^@\n]+@)?(?:www\.)?([^:\/\n]+)")

Hashtag:

Pour finir, dans la biographie ou dans les publications que vous collectez, il y a surement des hashtags intéressants, voici la formule pour les isoler avec Google Sheet:

=REGEXREPLACE(valeur_de_recherche, "((^|\s)[^#]\S*)|([^#\w\s]\S*)", "")

Passer d’un chiffre au mois.

Sachez qu’il existe plusieurs formules lorsque obtenez une date 05-01-2020 et que vous souhaitez déterminer la mois. Voici la formule la plus simple:

=TEXT("date";"mmmm")

J’ai eu recours à cette fonction lors de ma mission en Marketing Stratégique chez Hemblem pendant que je travaillais sur l’identification des alarmes déclenchées à cause d’un nombre insuffisant de posts publiés par semaine.

Rechercher & remplacer: manipuler la donnée.

Si vous avez, dans votre feuille de calcul, un “.” à la place d’une “,” un espace supplémentaire que vous voulez supprimer ou une chaîne de caractères incorrect sachez que vous pouvez les modifier en trois clics.

La fonction REGEXREPLACE permet d’obtenir les mêmes résultats mais elle est plus complexe à prendre en main. Pour l’exemple ci-dessous, la formule aurait été cell-ci:

=REGEXREPLACE(valeur_de_recherche;"léa";"corentin")

COUNTIF: ne plus jamais compter les cellules manuellement.

La formule COUNTIF indique combien de cellules dans une plage donnée répondent aux critères que vous avez spécifiés. Grâce à cette formule, vous n'aurez plus jamais à compter manuellement les cellules.

=COUNTIF(plage,valeur_de_recherche)

J’ai utilisé cette formule de nombreuses fois lors de campagnes d’emailing pour m’assurer de ne pas envoyer de messages à des personnes ayant déjà reçu mon email!

ARRAYFORMULA: efficace & automatique.

Plus besoin de copier-coller une formule, de la tirer pour l’appliquer sur les champs suivants ou encore de voir ralentir son Google Sheet à un cause d’un nombre trop important de formules. ARRAYFORMULA est une fonction unique, présente dans une seule cellule mais qui permet de s’appliquer automatiquement aux données des champs suivants.

Pour la création de Maphero (sans une ligne de code, uniquement avec Google Sheet!), j’ai utilisé ARRAYFORMULA de nombreuses fois pour appliquer la formule à l’ensemble des champs suivant et gagner du temps.

IMPORTXML: importer sitemap + la balise title et la meta description de chaque page d’un site!

IMPORTXML fonctionne sur le même principe que IMPORTFROMWEB mais celle-ci correspond à une formule intégré à l’environnement Google Sheet (pas besoin de télécharger un module complémentaire). Seule différence, il n’y a pas d’interface explicative ludique avec des templates pour IMPORTXML. Plus compliqué quand on découvre!

Pour cette exemple, on va prendre le blog cocobay.io et voir comment, en quelques secondes et avec Google Sheet, importer le sitemap, la balise title et la meta description de chaque page. Je trouve ces formules hyper utiles quand on veut faire une analyse du site et identifier les éléments manquants pour améliorer la structure et son SEO.

Importer le sitemap:

=IMPORTXML("https://cocobay.io/sitemap.xml","//*[local-name() ='url']/*[local-name() ='loc']")

J’obtiens les URL des 16 pages présentes sur mon blog!

Pour rappel, le sitemap d’un site est une page simple qui permet d’indiquer aux robots de Google & co. quelles pages peuvent être explorés sur votre site.

Importer la balise “title”:

=IMPORTXML(“Page web correspondante au sitemap”, "//title/text()"))

J’obtiens le titre de chaque page initialement indiquée par le sitemap.

Importer la meta description:

=IMPORTXML(“Page web correspondante au sitemap”, "/html/head/meta[@name='description']/@content")

J’obtiens la meta description de chaque page initialement indiquée par le sitemap.

Mise en forme conditionnelle et validation de données.

Il est important de connaître les deux fonctions que je vais vous présenter ci-dessous. Elles permettent de réaliser des tableurs qui soit à la fois esthétiques et simples à utiliser pour gagner en efficacité et mettre en évidence les données importantes.

Mise en forme conditionnelle:

J'apprécie utiliser la mise en forme conditionnelle pour rendre les données accessibles et compréhensibles.

Par exemple, lors de ma mission chez Hemblem, j’ai utilisé la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence la croissance du nombre d’abonnés, d’abonnements et du nombre de publications effectués par mois.

Pour mettre en place cette fonction:

Sélectionnez la / les colonne(s) que vous souhaitez mettre en forme > “Format” > “Mise en forme conditionnelle” > Vous choisissez l’option qui vous correspond le mieux.

Validation des données:

Ajouter une liste déroulante, ou menu déroulant, permet d’ordonner ces feuilles de calcul et de créer différentes thématiques qui peuvent varier dans le temps.

Par exemple, lorsque je bossais en freelance pour Hemblem, la feuille de calcul principal comportait une colonne avec une liste d’éléments déroulants variant en fonction du statut du client (valid, pending, stopped…).

Pour créer ce menu déroulant, voici la méthode:

“Données” > “Validation des données” > “Critère: Liste d’éléments” > Ajout des différents éléments avec une “,” comme séparateur

Utiliser l’IA de GS pour créer des dashboard personnalisés.

À l’aide de l'intelligence artificiel, Google propose de vous créer des graphiques en fonction des données que vous sélectionnez sur votre tableau.

Sélectionnez vos données > “Explorer” (en bas à droite de votre écran) > Différents graphiques apparaissent, sélectionnez celui que vous souhaitez.

Je me sers beaucoup de cette fonction pour créer des dashboard personnalisé et dynamique pour mes clients lorsque je travail en freelance. Il est également possible de créer des dashboard à partir de tableaux croisés dynamiques (Pivot table).

LEN: déterminer le nombre de caractères dans une cellule.

La fonction LEN est une formule simple et basique qui permet de déterminer le nombre de caractères dans une cellule. Je l’ai utilisé notamment lorsque j’ai créé +250 comptes Instagram où je collectais et publiés uniquement les citations avec <= 300 caractères.

=LEN(P17)

Cette fonction peut être associé à LEFT ou RIGHT pour ne sélectionner que les éléments voulus d’une case.

➕ Bonus


Bientôt disponible

Right / Left

Query

Addons / Modules complémentaires

Macros / VBA

Avoir une feuille de calcul “design”

Pivot Table

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